Geld für Projekte von Gruppen / Initiativen
Ihr wollt Geld für eine Vortragsreihe? einen Workshop? eure Infomaterialien? Hier findet ihr erste Informationen zur finanziellen Förderung durch Mittel der Verfassten Studierendenschaft (VS).
- Ihr könnt euch auch direkt an den Doktorandenkonvent wenden
- oder an Fachschaften, Autonome Referate oder Referate. Achtung: Anträge an ein Referat dürfen 400 Euro pro Projekt nicht übersteigen (auch wenn mehrere Referate zahlen).
Voraussetzungen für einen Antrag
Als Studierendenvertretung vertreten wir mit unserem politischen Mandat die Interessen der Studierenden. Daher können wir – auch wenn wir vieles persönlich für sinnvoll und wichtig halten – nicht alles fördern, ihr dürft auch keine Gewinne mit dem VS-Geld erzielen. Vor der Antragstellung solltet ihr daher mit dem Finanzteam klären, ob euer Vorhaben mit den rechtlichen Vorgaben vereinbar ist. Wenn ein Beschlussgremium der VS etwas beschließt, ohne vorher mit dem Finanzreferat zu reden, kann die Abrechnung immer noch abgelehnt werden.
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- Satzungen und Ordnungen der VS
- Finanzrichtlinien, Finanzhandbuch (mit ausführlicheren Infos), Abrechnungsformulare
- Antragsformulare für StuRa (und Refkonf)
- Wenn ihr Geld von der VS bekommt, müsst ihr das StuRa-Logo (=> hier in verschiedenen Formaten verfügbar) auf euren Werbe-/Infomaterialien anbringen
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Die folgenden Informationen zum Verfahren gelten für Anträge an den StuRa, bzw. in der vorlesungsfreien Zeit die Refkonf.
Termine für Finanzanträge an den StuRa
Anträge für größere studentische Projekte werden zu zwei festen Terminen abgestimmt, im Wintersemester im Dezember und im Sommersemester im Juni. Die Termine im Wintersemester 2022 sind: 29.11. (1. Lesung) und 13.12. (2. Lesung). Die Einreichefrist für die 1. Lesung ist der 22. November (23:59). Das vorgesehene Antragsvolumen beträgt vorauss. 35.000 Euro.
Außerdem werden an diesem Termin die Anträge für größere Fachschaftsvorhaben abgestimmt. Das vorgesehene Antragsvolumen beträgt hier vorauss. 10.000 Euro.
Antragstellung in Stura
Anträge müsst ihr fristgerecht per E-Mail beim Präsidium des StuRa bzw. in der vorlesungsfreien Zeit für die Refkonf beim Vorsitz der Verfassten Studierendenschaft einreichen. Nutzt hierfür das Finanzantragsformular, in dem alle notwendige Angaben abgefragt werden. Schickt den Antrag gleich in Kopie ans Finanzteam und nehmt evtl. auch schon im Vorfeld mit ihm Kontakt auf.
Das Finanzteam prüft im Vorfeld, ob Finanzanträge formal zulässig sind. In den Beschlussgremien beantragt ihr die politische Zustimmung.
Antragsberatung im StuRa
Finanzanträge werden in zwei Lesungen im StuRa beraten und in der Regel nach der zweiten Lesung abgestimmt. Ihr habt in den Sitzungen die Möglichkeit, den Antrag und euch vorzustellen, für euer Projekt zu begeistern und auf Nachfragen zu antworten. Euer Antrag kann angenommen werden, das Finanzvolumen kann reduziert werden oder ihr könnten Auflagen erhalten. Wird der Antrag im StuRa abgelehnt, ist eine Förderung nicht mehr möglich, auch nicht durch ein anderes Teilorgan der VS. Für ein anderes Projekt steht dieser Weg wieder offen.
Wurde der Antrag angenommen und mit dem Finanzteam geklärt, ob er zulässig ist, könnt ihr das Projekt durchführen. Bewahrt hierbei alle Rechnungen im Original auf, führt Buch über die Einnahmen und Ausgaben und achtet darauf, den Beschluss einzuhalten und achtet gegebenenfalls auf die Auflagen, die im StuRa gemacht wurden.
Umsetzung und Abrechnung
Damit viele Studierende von eurer Veranstaltung erfahren, bitten wir euch, das StuRa-Öffentlichkeitsteam frühzeitig zu informieren, damit der Termin auf den Social Media-Kanälen der VS beworben werden kann: presse@stura.uni-heidelberg.de
Wir empfehlen euch dringend, euch vor der Umsetzung eines Beschlusses, zumindest bei größeren Ausgaben nochmal beim Finanzteam zu melden. Der Beschluss des StuRa ist ein politischer Beschluss, bei dessen Umsetzung ihr geltende Vorgaben wie die Finanzordnung beachten müsst. Wenn ihr das nicht tut, kann es passieren, dass Geld nicht erstattet werden kann. Dies passiert zum Beispiel, wenn der Zuschuss pro Person zu hoch ist, Belege oder das StuRa-Logo auf Plakaten oder Vergleichsangebote bei größeren Ausgaben fehlen.
Wenn ihr an eurem Antrag größere Änderungen vornehmen wollt, muss diese der StuRa bestätigen bzw. beschließen. Gerne könnt ihr euch auch erst ans Finanzteam wenden, vielleicht ist die Änderung ja klein genug, dass sie nicht im StuRa beschlossen werden muss.
Ihr bekommt Geld erst nachträglich, d.h. ihr müsst es vorstrecken, alle Belege aufheben und euch das Geld dann erstatten lassen. Für die Abrechnung gibt es auf der Formularseite Finanzabrechnungsformulare, in der Regel müsst ihr nur das “Abrechnungsformular für alle” ausfüllen und alle Belege (Rechnungen, Zahlungsnachweise, etc.) sowie den Finanzbeschluss für euer Projekt beifügen. Bei Honoraren könnt ihr auch die Rechnung einreichen und die VS überweist das Honorar – klärt dies aber vorher ab.
Bei größeren Projekten brauchen wir auch eine tabellarische Gesamtaufstellung aller Ausgaben und ggf. Einnahmen. Ist von unserer Seite noch etwas unklar, werden wir uns mit euch in Verbindung setzen. Nach positiver Prüfung wird das Geld überwiesen.
- => für viele Vorgänge findet ihr Infos auf diesen Seiten
- => Hinweise zu Verpflegung
- => Hinweise zu Fahrtkosten
- => Hinweise zu Vortragshonoraren: auf der Infoseite für FSen, Nr. 6
Weitere Hinweise / VS-Unterstützung für Hochschulgruppen
=> Hinweise für Gruppen mit Informationen zu weiteren Unterstützungsmöglichkeiten durch die VS
