Über dieses Formular können QSM-Vorschlagsbeschlüsse eingereicht werden. Nach Ausfüllen und Abschicken des Formulars wird automatisch eine PDF-Datei generiert. Diese müsst ihr ausdrucken, unterschreiben und fristgerecht im StuRa-Büro einreichen. Nur dann gilt der Vorschlagsbeschluss als zugegangen. Unterschreiben muss eine vom beschlussfassenden Gremium ermächtigte Person. Antragsfristen sind der 15. Januar und 15. Mai.
- 15. Januar: Anträge für den Bewilligungszeitraum des Sommersemesters (01.04. – 31.09.) und des Wintersemesters (01.10. – 31.03. des Folgejahres)
- 15. Mai: nur Anträge für den Bewilligungszeitraum des Wintersemesters stellen.
Sollte euch auf dem Ausdruck des Formulars ein Fehler auffallen, korrigiert diesen nach Möglichkeit bitte handschriftlich und erstellt kein neues Formular. Wenn ihr Probleme habt, erzeugt das pdf aber einfach nochmal, Doppeleinreichungen werden von uns bereinigt.
Nach dem Abschicken wird eine Nachricht über den Eingang des Antrags an die von euch angegebene Kontakt-E-Mail-Adresse, das QSM-Referat und die Vorsitzenden der VS geschickt.
Die Protokolle der Beschlussgremien müsst ihr als PDF extra hochladen. Auch sehr lange bzw. detaillierte Auflistungen/Angebote bei Anschaffungen könnt ihr als zusätzliche PDF-Dokumente extra hochladen. Bitte nur jeweils ein PDF hochladen; z.B. auf https://tools.pdf24.org/de/pdf-zusammenfuegen könnt ihr Dateien in verschiedenen Formaten wie .doc oder .xls konvertieren und zu einem PDF zusammenfügen.
Wichtige Hinweise zum Ausfüllen des Formulars
Achtet beim Ausfüllen des Formulars bitte auf Folgendes:
1. Beschreibung der Maßnahme
Haltet die Beschreibungen möglichst kurz und knapp. Diese sind für die Finanzabteilung der Universität und die verausgabende Einrichtung gedacht. Hier muss nur deutlich werden, worum es geht. Also: Art der Maßnahme, ob es einen curricularen Bezug oder LP gibt (dann Modul-Nr. und LP angeben – s.u.), ggf. Thema und geplanter Titel bei Veranstaltungen. Bei Büchern genügt “Fachliteratur”. Geht es euch um bestimmte Titel, stimmt dies direkt mit der verausgabenden Einrichtung ab, detaillierte Beschaffungslisten müssen hier nicht angeführt werden.
2. Betrag
Bitte gebt hier nur einen Betrag in Ziffern ein, ohne Euro-Zeichen.
3. Stufe
Gebt bitte stets die Stufe nach der VwV studentische QSM, die Ihr hier findet, an.
- Pro Maßnahme, ein Antrag. Pro Stufe, ein Antrag!!!!
Schlagt ihr mehrere Maßnahmen oder eine Maßnahme mit verschiedenen Stufen vor, füllt das Formular bitte für jede Maßnahme bzw. bei einer Maßnahme mit mehreren Stufen für jede Stufe neu aus und reicht die Ausdrucke einzeln ein.
4. Wiederholungsanträge
Schlagt ihr die Verwendung von Mitteln für eine Maßnahme vor, die ihr bereits im Vorjahr begünstigt habt, füllt bitte das Formular möglichst genauso aus, wie im Vorjahr und verändert allenfalls den Betrag. Für neue Maßnahmen reicht bitte einen gesonderten Vorschlag ein.
5. Budgetverantwortliche*r
Stimmt euch bitte frühzeitig mit der Einrichtung ab, die die Mittel verausgabt, wer der/die Budgetverantwortliche ist. Diese Person muss hier richtig benannt sein.
6. Deckungsfähigkeit
Hier ist es sinnvoll, „Ja” anzugeben. Das bedeutet nämlich, dass die Mittel deckungsfähig sind mit den Mitteln, die der gleichen verausgabenden Einrichtung zugewiesen sind. Dies ist in eurem Sinne, da die verausgabende Einrichtung übrig bleibende Mittel so auch für andere von euch vorgeschlagene Maßnahmen ausgeben kann. So fließen sie nicht automatisch an die UB. (Für neue Vorschläge bleibt in einem solchen Fall aufgrund der Fristen kein Raum.)
7. Sorgsames Ausfüllen des Formulars
Aufgrund der Erfahrungen der letzten Runden erlauben wir uns folgenden Hinweis: Vermeidet Rechtschreib- und Grammatikfehler. Es kann dazu führen, dass wir oder das Rektorat nicht verstehen, was ihr meint. Bei Schwierigkeiten, zum Beispiel, wenn Deutsch nicht eure Muttersprache ist, helfen wir euch hier aber gerne weiter – meldet euch.
Wenn ihr Fragen habt, lest möglichst erst die Hinweise auf der Seite des QSM-Referats oder das QSM-Handbuch, bevor ihr euch ans QSM-Referat wendet.
Bei Rückfragen: qsm(at)stura.uni-heidelberg.de
Hinweise zu bestimmten Antragsarten
Angabe von Modulnummer und Leistungspunkten (LP): bitte gebt an, welchem Modul die Lehrveranstaltungen zugeordnet sind, die über QSM gefördert sind, außerdem die Zahl der LP, die erworben werden können. (Wenn es keine LP gibt, gebt das bitte explizit an.)
Bibliotheksöffnungszeiten: bei Anträgen für die Verlängerung von Bibliotheksöffnungszeiten muss genau angegeben werden, wie die Öffnungszeiten regulär sind und was über die QSM zusätzlich finanziert wird
Lehraufträge: Die Regelungen der Uni zu Lehraufträgen (insbesondere was die Anzahl der gehaltenen Stunden und die Bezahlung angeht) gelten auch für Lehraufträge, die mit QSM finanziert werden.
HiWi-Sätze: Orientiert euch bei den Hiwi-Sätzen an den aktuellen Regelungen (siehe hier). Ihr könnt aber nie genau abschätzen, wie hoch die Bezüge der am Ende eingestellten Personen sind. Ihr beschließt daher letztlich immer nur eine Geldmenge, keine exakte Stundenzahl. Die Institute müssen dann, sobald die Mittel zugewiesen sind, zum Zeitpunkt der Einstellung abschließend berechnen, wieviele Stunden konkret gezahlt werden können.
Wenn Institute auf große Finanzierungslücken verweisen, lasst euch vom Insitut die Haushaltssituation offenlegen und lasst euch erläutern, wie diese Lücken entstanden sind und wie sich das künftig vermeiden lässt. Wenn die Institute dies nicht tun und/oder darauf verweisen, diese Angaben seien “vertraulich”, meldet euch beim QSM-Referat.
